關于東華大學七十周年校慶檔案收集歸檔工作的通知
各部門、學院、直屬單位：
東華大學建校七十周年校慶工作已經完美收官。校慶期間學校形成了大量寶貴的文字材料、聲像和實物資料，對傳承學校文化，促進學校發展有著重要的借鑒和參考價值。根據《高等學校檔案管理辦法》《東華大學檔案管理辦法》及《東華大學重大活動檔案管理制度》等，為確保校慶資料齊全完整的保存，現將校慶檔案歸檔收集工作通知如下：
一、基本原則
本著對學校歷史和未來負責的精神，堅持真實性、原始性、規范性原則，確保有保存價值的各種載體形式的材料收集齊全、規范完整。
二、歸檔內容
各部門、學院、直屬單位在校慶籌備期間和校慶期間各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括文字、圖表、聲像、實物、數字化信息等不同形式、載體的材料。具體歸檔范圍參見附件。
三、歸檔要求
1.各部門、學院、直屬單位要高度重視并切實做好校慶檔案歸檔工作，把檔案工作納入工作安排，確定具體工作人員與檔案館聯系；
2.歸檔責任按照“誰形成、誰歸檔”的原則，校慶資料產生在哪個部門，就由該部門收集整理歸檔；
3.材料收集要做到齊全規范，數據信息準確詳實，聲像資料清晰完整；
4.所有文字材料均應為原件；圖片、音像及實物資料提交時，需同時附相關說明；
5.歸檔時間：2021年12月底之前移交檔案館。
四、其他
在歸檔過程中，如遇到問題，請隨時與檔案館聯系，檔案館提供業務咨詢和歸檔指導。
延安路校區三教13樓，朱老師，電話：62373661；
松江校區行政樓430室，汪老師、張老師，電話：67792761
附：東華大學70周年校慶活動檔案收集范圍
一、文字材料
1.與校慶各類活動相關的文件材料，如決定、通知、公告、工作方案、工作議程、工作簡報等；
2.慶祝活動的慶典方案、會議議程、主持詞、領導講話稿和代表發言詞等；
3.校慶期間舉辦的各類慶典活動的相關新聞、媒體的宣傳報道材料；
4.各項活動中簽訂的合同、協定、協議書等；
5.校慶結束后的各類總結材料。
二、聲像資料
1.來賓及校友出席、參加校慶活動的照片、聲像等電子檔案；
2.校慶期間制作、錄制的聲像制品，如宣傳片、慶典大會、文藝演出等各項活動視頻等。
三、實物
1.賀電、賀信、題詞、題名、書畫作品等；
2.各單位舉辦各類校慶慶典活動中的簽到冊、題名錄等；
3.各方捐贈給學校的有保存價值的物品、禮品；
4.校慶期間制作的與校慶各類活動相關的印刷品，如邀請函、出席證、海報、明信片、出版物、宣傳畫冊等；
5.校慶期間與校慶各類活動相關的紀念禮品，如徽章、證件、證書、旗幟、T恤衫、紀念品等；
6.各方提供的有關學校歷史的各類材料。
四、其他
1.校慶期間各學院院慶活動中具有歷史意義的其他材料；
2.各部門、學院、直屬單位舉辦的與校慶相關的各類活動的具有歷史意義的其他材料。
東華大學檔案館
2021年11月10日
